No hay empresa pequeña si no tecnologías bien usadas

Comenzemos con la imagen siguiente:

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Esa es la sensación que muchos de los empresarios que tienen una PYME experimentan cuando se enfrentan a las TIC. Se ven ante un muro que parece algo indescifrable, como si de una pared de un templo egipcio lleno de jeroglíficos se tratara, algo escrito en un lenguaje para extraterrestres que solo unos pocos frikis son capaces de entender. Al fin y al cabo, lo que muchos se preguntan, y no de forma equivocada, es de qué narices todo ese entramado que parece tan complicado, le puede ayudar en su negocio y en ganar más dinero, que es de lo que se trata al fin y al cabo.

Falta mucha labor pedagógica y de difusión para hacer ver a estos empresarios los beneficios que tiene incorporar en sus modelos de negocio, las nuevas tecnologías que están saliendo a la luz. Echo en falta más seminarios, programas de actualización, cursos  y demás actuaciones de difusión para hacer llegar a las PYMES estas nuevas formas de entender la empresa y el negocio. Y teniendo en cuenta que más del 98% de nuestras empresas son PYMES, es quizás un síntoma de la grave situación competitiva en que nos estamos poniendo respecto de otros países, donde la difusión de estas mejoras es mucho más pro-activa.

A ello también debe sumarse una voluntad de cambio por parte de los directivos de estas empresas medianas y pequeñas, ya que muchos mantienen una actitud de sospecha y extrañeza, que es siempre resultado del desconocimiento. Se trata de tirar abajo prejuicios, desechar creencias arraigadas y iniciar un proceso de desaprender para poder aprender de nuevo todo lo que este tipo de tecnologías pueden aportar. No es la primera vez que escucho por parte de muchos dueños de negocios pequeños que ese tipo de cosas no es para ellos, sino para grandes empresas, que ellos no tienen necesidad, ni capacidad, ni recursos para poner en práctica esa arcadia que los tecnólogos intentan vender.

Por un lado, tienen su parte de razón. Ellos no necesitan desplegar grandes inversiones en proyectos de transformación tecnológica para adaptarse a las nuevas formas de hacer negocio; sin embargo, que sus necesidades sean a pequeña escala, no significa que no puedan adoptar el tamaño, la intensidad y el formato de esas aplicaciones a su dimensión personal.

Pondré un ejemplo real. En la cafetería donde acudo habitualmente más de una vez al día, su dueño y yo acabamos entablando una relación de confianza y hablando cada vez más de temas más allá de los tópicos propios del tiempo, el deporte y lo malo que son todos los políticos. Una vez le pregunté, interesado por como gestionaba su negocio, si seguía algún método de gestión de facturas, almacen, etc. Su respuesta fue clara, la que toda la vida se había realizado en este tipo de negocios, es decir, papel y bolígrafo. Me sorprendió bastante, ya que su caja registradora no era la típica, sino un Terminal de Punto de Venta nuevo.

Intrigado le pregunté por qué disponía de ese TPV y su contestación me dejó helado, lo había adquirido porque daba una sensación de diseño y quedaba “bonito”.  No voy a entrar a debatir los valores estéticos y decorativos de un TPV, pero si que me sorprendió que alguien realizase un coste en un activo como ese y al final no lo usase. Después de un tiempo, le pregunté de nuevo por qué no usaba todo el potencial que el Terminal de Venta de podía ofrecer, me acabó reconociendo que no tenía ni idea. Le ofrecí mi apoyo y que entre los dos seguro que daríamos un manejo más beneficioso del aparato que únicamente servía para expedir tiques y guardar el dinero.

Al cabo de dos meses, el dueño de la cafetería era capaz de gestionar sus facturas, el control de su almacén y pedidos, llevar la contabilidad de su negocio e incluso saber qué camareros eran los que más facturaban. Él estaba exultante, y yo aproveché ese estado para tentarle y decirle que había dado un pequeño paso, sin duda, pero que todavía podía hacer mucho más. Intrigado él, me preguntó qué y le dije, vamos a intentar si podemos sacar más datos del TPV y ver si nos sirven. Evidentemente, le gustó la idea, al haber experimentado cómo le había ayudado el proceso anterior.

Hablamos con un programador informático y le preguntamos si podíamos ampliar la recogida de datos del terminal y su posterior volcado en una base de datos, para poder tratarlos y analizarlos. Tras varias reuniones, la compra de un nuevo ordenador, el mapeado del local, la codificación de cada bebida y otras muchas más variables, se creó una base de datos que permitía saber varias cosas, como por ejemplo, que entre las 09:00 y las 12:00 de la mañana, las ventas aumentaban si había más oferta de bollería y productos orientados al desayuno; pero a partir de las 12:00 si lo que se ofrecía eran productos salados como tapas, las ventas de bebidas como cerveza, vino y otras crecían. Así, frente al modo anterior, de mantener en la misma vitrina ambas posibilidades, ahora se optimizaba el espacio.

Se descubrió que mesas eran las más usadas por los clientes, se les preguntó por qué, y se descubrió que eran las que más alejadas estaban de ruidos de la calle, que tenían una orientación determinada de luz, una ubicación alejada de baños y cocina, etc. Se habló con un decorador de interiores y se adoptó una mejora del espacio para hacer también más atractivos otras mesas y espacios menos usados del local.

A día de hoy, el dueño de la cafetería sigue pensando nuevos usos para las tecnologías y su negocio, feliz de ver como sus beneficios han aumentado y su empresa funciona cada vez mejor. Está ahora buscando la forma de optimizar las ofertas que puede ofrecer, analizando por la temperatura y el estado del tiempo, que tipo de productos ofrecer a sus clientes. Ya que quiere saber qué beben las personas que no toman bebidas calientes los días que hace frío, y poder adaptarse a sus preferencias y gustos con ofertas atrayentes.

Ahora, cada vez que me ve, dice que por mi culpa, ha dejado de ser camarero para ser empresario. Bienvenido sea el cambio pues.

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